Selasa, 07 Desember 2010

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

A. SEJARAH BLOG
            Blog (atau ketika itu bernama online diary) pada umumnya merupakan website yang berisi kumpulan link menuju halaman web lain yang disertai komentar dan opini pemilik online diary tersebut mengenai halaman dari tujuan link tersebut. Sehingga online diary ketika itu bisa juga dikatakan sebagai katalog link berdasarkan opini pemilik. Para diarist adalah editor yang memilih link mana yang menarik dan menampilkan link tersebut di online diarynya.
            Pada tahun 1997, Jorn Barger, seorang programer yang juga mengelola website online diary “robot wisdom” menciptakan istilah weblog yang diambil dari kata “logging the web”. Logging bisa diartikan masuk. So, logging the web bisa diartikan “memasuki web”. Korelasinya adalah blogger awal di kala itu merupakan orang yang masuk ke belantara web dan menyortir link-link menarik berdasarkan opininya.
            Hingga 1998, baru ada beberapa website yang dapat diidentifikasikan sebagai blog, hingga ketika itu menjelajahi semua weblog masih memungkingkan untuk di lakukan.
            Pada tahun 1999, Peter Merholz menyebutkan istilah weblog sebagai wee-blog, hingga akhirnya dibuat pendek menjadi blog saja. Orang yang mengelola blog kemudian di sebut “blogger”.
            Dari titik itulah semuanya berubah. Semakin hari, semakin banyak orang yang membuat blog. Pertumbuhan blog menjadi semakin signifikan ketika Pitas merilis Blogger.com pada Juli 1999. Blogger.com merupakan web service yang memungkinkan orang yang bahkan tidak memiliki kemampuan html sekalipun mampu menciptakan dan mengelola blog. Di titik ini, blog benar-benar berubah. Bahkan definisi blog mulai bergeser.
            Blog yang awalnya merupakan kumpulan link yang dikomentari oleh pemilik blog, mulai bergeser menjadi media ekspresi bebas semau pemilik blog yang ditampilkan secara kronologis terbalik. Dari sini, semuanya benar-benar berubah. Blog bertumbuh demikian cepat. Terlebih setelah Movable Type diluncurkan dan wordpress sebagai project kelanjutan cms b2 dirilis ke publik sebagai blog engine.

B. PENGERTIAN BLOG
            Kata blog sendiri berasal dari kata “web log” yang kemudian disingkat menjadi blog. Walaupun dikatakan diary online, blog kini telah mengalami banyak perkembangan. Blog biasanya dikelola oleh seseorang yang disebut blogger.
Ada beberapa tentang pengertian blog, diantarannya :
1.      Blog adalah hirarki teks, gambar , objek media dan data, disusun secara berkala ( dalam urutan waktu) dan dapat dilihat di browser HTML.
2.      Blog pada dasarnya adalah sebuah jurnal yang tersedia di web. Kegiatan update   blog dinamakan blogging, sedangkan orang mempunyai/ membuat blog adalah blogger.
3.      Blog adalah jenis wisata yang terus menerus, dengan pemandunya adalah manusia yang anda kenal.
4.      Blog adalah Sebuah situs web dimana postingnya itemnya dilakuakan secara teratur dan ditampilkan dalam urutan kronologis mundur. Istilah blog sebenarnya adlah versi pendek/bentuk singkat dari web blog atau web log.
       Dari beberapa pengertian blog diatas, maka dapat disimpulkan pengertian blog, yaitu suatu jenis situs web yang biasanya disusun dalam urutan kronologikal(urutan waktu kejadian) dari yang terbaru (postingan terbaru) di bagian atas halaman utama (homepage) menuju ke postingan paling lama kebawah.
C. LANGKAH – LANGKAH MEMBUAT BLOG, SEBAGAI BERIKUT :
1. Jika Anda sudah account google,anda bisa langsung login (masuk). Untuk login ke
    Google, Anda harus login dengan menggunakan alamat email.         
2. –Alamat email yang Anda masukan harus sudah ada sebelumnya. Anda akan dikirim
      konfirmasi ke email tersebut. Jika Anda menggunakan email palsu atau email yang
      baru rencana akan dibuat,maka pendaftaran bisa gagal. Anda tidak perlu
      menggunakan email gmail.com.Email apa saja bisa.
    – Lengkapi data yang lainnya.
  – Tandai ”Saya Menerima Persyaratan dan Layanan” sebagai bukti bahwa anda          
      Setuju.
 – Setelah lengkap klik tanda panah yang bertuliskan lanjutkan
3. Membuat Blog (memilih nama blog dan URL blog 
4. Memilih template yang susai dengan selera anda



BAB II
ISI

 A. Pengertian Prosedur,  Pengelolaan , surat masuk dan keluar
1.      Prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan Prosedur
urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan,  prosedur merupakan rencana yang penting dalam tiap bagian perusahaan.
2.     Pengelolaan
Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan .
3.     Surat masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos),  maupun yang diterima melalui kurir (pengiriman surat).
4.     Surat keluar
 Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari intansi lain
 perorangan.
            Bahwa prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat memperlancar administrasi intansi tersebut.
B.   Fungsi Surat
Surat berfungsi sebagai  berikut:
1.      Wakil dari pengiriman / penulisan.
2.      Bahan Pembuktian.
3.      Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
4.      Alat pengukur kegiatan organisasi
5.      Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya.
C.  PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT  MASUK DAN KELUAR
            1.    Prosedur Pengelolan surat masuk
             Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
                  a. Penerimaan
                     Tugas penerimaan adalah :
                      1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,
                      2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,
                      3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
     4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima
                  b.  Penyortiran
                         Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin                                  dan rahasia. penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.               
                c.  Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.
                 d.  Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut BukuAgenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris(mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda suratmasuk
                  e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan danditeruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
                   f. Penyampaian surat
Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:
         1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.
         2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.
     3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan   agenda untuk dicatat dalam buku   pengarahan.
       g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. (Ating Tedjasutisna, dkk, 2000:167).
     2.     Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

                    Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan                           langkah-langkah sebagai berikut:
                    a. Pembuatan konsep surat
                       Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.
                    b. Pengetikan
     Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat),setelah melalui koreksi kesalahan.
                   c. Mengetik surat dalam bentuk akhir
    Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.
d. Penandatanganan
  Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani.
e. Pencatatan
  Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai   berikut :
1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperto (Lampiran dan amplop)
2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal olehpetugas yang disebut verbalis.
3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudiansurat tersebut siap untuk dikirim.
            Dilihat dari pengelolaan surat yang yang diterima oleh instansi(surat masuk) dan yang keluar (surat keluar) dari instansi harusmemperhatikan beberapa prosedur untuk mencapai efisiensi kerja dankelancaran administrasi surat menyurat. Adapun prosedur pengelolaan suratmasuk dan surat keluar menurut (Sutarto,1981:238) adalah sebagai berikut :
            1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
            Surat masuk dalam keadaan tertutup dapat dibedakan menjadi suratpribadi, surat dinas dan surat rahasia.
a. Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain ataukepada organisasi. Dilihat dari isinya surat  pribadi dapat dibedakanmenjadi :
1) Surat pribadi yang bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat   instansi atau kepada organisasi, contoh surat permohonandan surat lamaran pekerjaan. Surat pribadi yang bersifat resmi harus menggunakan bahasa yang standar atau bahasa remi.
2) Surat yang bersifat pribadi (prive) contoh nya adalah surat kepada teman, kerabat atau keluarga. Surat pribadi memiliki kebebasandan suasana yang akrab serta santai.
b. Surat dinas dibagi menjadi beberapa antara lain :
1) Surat dinas pemerintah adalah surat resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
2) Surat niaga adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan niaga untuk urusan perniagaan /bisnis atau jual beli.
c. Surat rahasia
                  Surat rahasia adalah surat yang boleh dibuka dan diketahui isinya oleh orang yang dituju. Untuk menjaga keamanan isinya, surat rahasia harusmemakai sampul lebih dari satu, dan pada sampul dituliskan kata RAHASIA (Confidensial) atau RHS. Sehubungan dengan adanya perbedaan tersebut, maka dalampenanganan surat-surat masuk harus dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Menyortir atau memisahkan
b. Membuka surat
 c. Mengeluarkan dan mumbuka isi surat
 d. Membaca dan memberi catatan
  e. Menyampaikan surat kepada pimpinan
   f. Membagikan surat.
2. Prosedur Pengelolaan Surat keluar
Langkah-langakah atau konsep tertulis dari atasan:
a. Menerima pendektean surat atau konsep tertulis dari atasan secaralangsung dan      tidak langsung.
b. Membuat konsep dengan tulisan tangan.
c. Mencatat pada buku registrasi surat keluar (buku agenda surat keluar).
d. Mengetik konsep surat.
e. Mengetik surat dalam bentuk akhir
f. Meminta tanda tangan pada pimpinan
g. Mengecek surat yang akan dikirim
h. Mendistribudikan surat.

D. MENGARSIP SURAT (Filling)
            Filing menurut Basir Barthos ( 2005  :  43 ) adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan –bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Ada lima sistem diantaranya :
a.       Sistem Abjad
        Sistem Abjad adalah suatu sistem penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad A – Z. Kode abjad tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
b.    Sistem Pokok Soal ( Subyek )
 Sistem pokok soal ( subyek) adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat ( pokok soal isi     surat ).
c.     Sistem Tanggal (Kronologis )
Sistem tanggal  ( kronologis ) adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat.
d.     Sistem Nomor ( numeric filling )
Sistem Nomor dalam penyimpanan arsip dimasudkan, bahwa arsip yang akan disimpan di beri Nomor kode dengan angka – angka.
e.      Sistem Wilayah
Penimpanan arsip yang didasrkan atas sistem wilayah  adalah penimpanan yang dikelompokan atas wilayah – wilayah tertentu.

BAB I11
PENUTUP

A.   Kesimpulan
            Dari pembahasan diatas maka disimpulkan bahwa pengertian blog, yaitu suatu jenis situs web yang biasanya disusun dalam urutan kronologikal (urutan waktu kejadian) dari yang terbaru (postingan terbaru) di bagian atas halaman utama (homepage) menuju ke postingan paling lama kebawah.
     Blog berkembang mencari bentuk sesuai dengan kemauan para pembuatnya atau para Blogger. Blog yang pada mulanya merupakan ''catatan perjalanan'' seseorang di internet, yaitu link ke website yang dikunjungi dan dianggap menarik, kemudian menjadi jauh lebih menarik daripada sebuah daftar link. Hal ini disebabkan karena para Blogger biasanya juga tidak lupa menyematkan komentar-komentar ''cerdas'' mereka, pendapat-pendapat pribadi dan bahkan mengekspresikan sarkasme mereka pada link yang mereka buat.
     Secara garis besar blog dapat dirangkum sebagai kumpulan website pribadi yang memungkinkan para pembuatnya menampilkan berbagai jenis isi pada web dengan mudah, seperti karya tulis, kumpulan link internet, dokumen-dokumen (file-file Word, PDF, dll), gambar ataupun multimedia.
            Pada dasarnya, sebuah blog merupakan website, blog merupakan website dengan beberapa perbedaan :
1.  Artikel diurutkan secara kronologis dengan artikel terbaru di depan.
Hal ini merupakan warisan dari aspek jurnal / diary online untuk blog. Sebelum menjadi bentuk yang sekarang ini, blog merupakan online diary, tempat publisher memajang aktifitasnya. Dan diary, sudah barang tentu diurutkan berdasarkan urutan waktu.
2.  Mudah dalam menambahkan konten baru. Pada umumnya blog memiliki “dashboard”/back-end untuk mengelola artikel yang mudah digunakan, oleh pengguna internet awam sekalipun. Hal ini membuat pengguna internet awam dapat mempublikasikan tulisannya dengan mudah, dan mendorong penyebaran blog.
3.  Konten diupdate secara berkala. Dalam hal ini, untuk sebuah blog yang dirawat dengan baik. Hal ini membuat pengunjung selalu kembali untuk mendapatkan konten terbaru
4.  Blog memungkinkan pengunjung untuk meninggalkan komentar
Hal ini memciptakan banyak perbedaan. Jika website biasa hanya menyediakan “komunikasi satu arah”, pengunjung hanya menerima apa yang diberikan publisher secara gamblang, blog memberikan “komunikasi dua arah” pada pengunjung. Konten yang di publikasi dapat diberi komentar, dan komentar dapat dibalas dengan komentar lain, sehingga tercipta diskusi disana.
5.  Yang membuat Blog lebih dipercaya dari website biasa : Blog merupakan “percakapan”.
     Blog tidak hanya sedekedar “memberikan informasi” pada pengunjung. Blog melakukan “percakapan” menggunakan media tulisan. Ide dari banyak orang bercampur di blog. Dan percakapan via blog ini mendorong lebih banyak hal, dan salah satunya merupakan “membangun hubungan antar manusia”.
     Dari komentar-komentar tadi biasanya Blog kemudian menjadi jendela yang memungkinkan kita ''mengintip'' isi kepala dan kehidupan sehari-hari dari penciptanya. Blog adalah cara mudah untuk mengenal kepribadian seseorang Blogger. Topik-topik apa yang dia sukai dan tidak dia sukai, apa yang dia pikirkan terhadap link-link yang dia pilih, apa tanggapannya pada suatu isu. Seluruhnya biasanya tergambar jelas dari Blog-nya. Karena itu Blog bersifat sangat personal.

B. SARAN
                                                Banyak hal yang kita dapatkan dari dunia maya ini, baik yang positif maupun yang negatif tinggal bagai mana kita memfilter diri.


Penggunaan blog yang baik dan benar, sebaiknya :
·       Blog yang baik dan benar adalah paling tidak bisa menyediakan feednya dengan mudah [dan kalau mungkin support multi platform feed Atom, RSS 2.0, RSS 1.0, RSS 0.92]
·       Blog yang baik dan benar adalah yang secara konsisten menggunakan bahasa standar [Inggris atau Indonesia dengan grammar yang benar]
·       Blog yang baik dan benar adalah blog yang mampu menyediakan tulisan fresh setiap hari atau secara umum semakin sering muncul tulisan baru akan semakin baik.
·       Blog yang baik dan benar adalah blog yang mampu mengutip pernyataan atau mengambil sumber informasi yang sahih dan tidak bersifat ambigu [dualisme]
·       Blog yang baik dan benar adalah blog yang selalu menyertakan informasi/link untuk setiap unfamiliar word/kosa kata yang dituangkan dalam setiap tulisan.
·       Blogger yang baik tidak melakukan one-liner blog, alias hanya menuliskan satu kalimat dan kemudian mempostingkannya.
·       Blog yang baik dan benar berisi tulisan atau posting merupakan karya orisinal individu penulis blog.
·       Blog yang baik dan benar bukan hanya memberikan komentar atas kejadian-kejadian yang timbul di sekeliling kita.
·       Blog yang yang baik dan benar bukan hanya memberikan komentar atau ulasan produk barang, hasil tulisan orang lain, buku-buku orang lain.
·       Blog yang baik dan benar seharusnya merupakan pengalaman pribadi dari penulis dan bersifat non fiksi.
·       Blog yang baik dan benar selalu mencantumkan asal tulisan jika seorang blogger mengambil sumbernya dari tulisan lain.
·       Blog yang baik dan benar adalah blog yang mematuhi kaidah netiket komunikasi.
·       Blog yang baik dan benar selalu menawarkan hal-hal dan pemikiran baru dalam tulisan-tulisannya.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar